Yfirferð byggingarleyfisumsóknar

Umsókn um byggingarleyfi er tvíþætt, annars vegar er staðfest að byggingaráform (aðalteikningar) uppfylli allar þær lagalegu kröfur sem gerðar eru til framkvæmdarinnar og hins vegar er byggingarleyfi afgreitt á grundvelli séruppdrátta.

Skilyrði yfirferðar

Til að umsókn fari til afgreiðslu hjá embætti byggingarfulltrúa þurfa eftirfarandi skilyrði að vera uppfyllt:

  • Að umsækjandi sé lóðarhafi, húseigandi eða hönnunarstjóri í umboði hans.
  • Að hönnuðir framkvæmdanna hafi löggildingu, viðurkennt gæðakerfi og fullnægjandi starfsábyrgðartryggingu. 
  • Að umsóknareyðublað og gátlisti vegna aðaluppdrátta sé rétt útfyllt. Þegar um nýbyggingar er að ræða þurfa aðaluppdrættir með byggingarlýsingu/erindislýsingu að fylgja og vera á pappír. Sé bygging eða starfsemi sérstaks eðlis getur embætti byggingarfulltrúa krafist þess að greinargerð fylgi umsókn. Ennfremur skal fylgja mæli- og hæðarblað er sýnir götunafn og númer, afstöðu húss og lóðar, hæðarlegu miðað við götu, eftir því sem við á, og hnitaskrá og landnúmer. Embætti byggingarfulltrúa metur hverju sinni hvort leggja þarf fram aðaluppdrætti vegna breytinga á þegar byggðum mannvirkjum.
  • Að öll önnur viðeigandi fylgiskjöl, sbr. lið 6 á umsóknareyðublaði, uppfylli ákvæði í köflum 4.2 til 4.5 í byggingarreglugerðinni eftir því sem við á. Þessi gögn geta innifalið samþykki meðeiganda eða annarra aðila eftir atvikum, umsögn Minjastofnunar Íslands, Vinnueftirlits ríkisins og annarra eftirlitsaðila, gögn sem sýna fram á eignarheimildir, réttindi hönnuða, skráningartöflu vegna allra nýrra mannvirkja svo og vegna breytinga á stærð eða breytinga á eignarmörkum eldri mannvirkja, o.s.frv.
  • Að skilgreint lágmarksgjald vegna umsóknar hafi verið greitt.

Móttekin umsókn fer inn á afgreiðslufund byggingarfulltrúa og ef hún uppfyllir ofangreind skilyrði þá er hún afgreidd samkvæmt verklaginu sem lýst er á síðunni um Samþykkt byggingaráforma . Ef hún uppfyllir ekki skilyrðin þá er afgreiðslu hennar frestað og upplýsir starfsmaður embættis byggingarfulltrúa hönnunarstjóra þar að lútandi og lætur fylgja með ábendingu um að senda inn leiðrétt eða umbeðin gögn og óska um leið eftir að umsóknin verði tekin aftur til afgreiðslu. Ábendingarnar koma fram í sérstökum gátlista sem sendur er á þau netföng hönnunarstjóra og eiganda sem tilgreind eru á umsóknareyðublaði. Í þeim tilfellum þar sem gögnum er verulega ábótavant, t.d. uppdrættir og atriði sem þar skulu koma fram samkvæmt byggingarreglugerð, kann fjöldi athugasemda ekki að vera tæmandi.

Samþykkt byggingaráforma

Þegar öll umbeðin umsóknargögn hafa borist þá skráir starfsmaður embættis byggingarfulltrúa umsóknina í gagnagrunn embættisins. Umsóknin er yfirfarin af starfsmönnum embættis byggingarfulltrúa og gengið úr skugga um að umsótt framkvæmd uppfylli ákvæði laga og reglna um mannvirki og byggingar, skipulagsskilmála og annað sem málið varða. Embætti byggingarfulltrúa leitar einnig umsagnar annara aðila eftir því sem við á og lög og reglugerðir gera kröfu um, þ.e.a.s skipulagsfulltrúa, Slökkviliðs höfuðborgarsvæðisins, Orkuveitu Reykjavíkur, Vinnueftirlits ríkisins, Faxaflóahafna, samgöngudeildar umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar og Heilbrigðiseftirlits Reykjavíkur. Að öllu jöfnu má búast við að það taki starfsmenn embættis byggingarfulltrúa og umsagnaraðila fimm vinnudaga að fara í gegnum gögn umsóknar.

Ef sótt er um byggingarleyfi og deiliskipulag [HP1] liggur ekki fyrir er málið sent skipulagsfulltrúa til ákvörðunar um grenndarkynningu sbr. 44. gr. skipulagslaga [HP2] nr. 123/2010.  Ef um er að ræða breytingu á deiliskipulagi er málið sent skipulagsfulltrúa til meðferðar.  Málsmeðferð fyrir grenndarkynningu fer fram hjá skipulagsfulltrúa tekur minnst 4 vikur. Vakin er athygli á að fyrrgreindar málsmeðferðir falla undir gjaldskrá vegna kostnaðar við skipulagsvinnu og útgáfu framkvæmdaleyfis í Reykjavíkurborg nr. 1111/2014 vegna kostnaðar við skipulagsvinnu o.fl.[EHG3]

Eftir yfirferð starfsmanna embættis byggingarfulltrúa og umsagnaraðila er umsókn lögð fyrir afgreiðslufund byggingarfulltrúa þar sem lagt er lokamat á hana. Að fundi loknum fá umsækjendur tilkynningu um afgreiðslu málsins á uppgefin tölvupóstföng, auk þess sem bréf er sent á lögheimili viðkomandi. Tilkynningin segir einungis til um það hvort áform um framkvæmd uppfylli þær lagalegu kröfur sem gerðar eru, en er ekki staðfesting á útgáfu byggingarleyfis og veitir ekki leyfi til að hefja framkvæmdir. Til að fá útgefið byggingarleyfi og þar með leyfi til að hefja framkvæmdir þarf frekari vinnslu málsins, en því verklagi er lýst á síðunni Útgáfa byggingarleyfa[HP4] . Afgreiðslufundir byggingarfulltrúa eru að jafnaði alla virka þriðjudaga.

Leiðréttar umsóknir

Þeir sem hafa skilað inn byggingarleyfisumsókn fyrir framkvæmdum sem ekki uppfylla ákvæði laga, reglugerðar, skipulags og annars sem málið varðar fá að loknum afgreiðslufundi upplýsingar um stöðu málsins og gefst þá kostur á að lagfæra áformin og gögnin ef við á.  Upplýsingarnar eru sendar á uppgefin tölvupóstföng auk bréfs á lögheimili viðkomandi. Þegar lagfærð gögn berast fara þau að jafnaði inn á næsta afgreiðslufund byggingarfulltrúa. Komi umsókn til umfjöllunar í þriðja sinni leggst nýtt gjald á umsóknina, sem er jafn hátt lágmarksgjaldi, en kemur til greiðslu með öðrum byggingarleyfisgjöldum.

Synjaðar umsóknir

Ef umsókn er synjað á þeim forsendum að framkvæmdir uppfylli ekki ákvæði laga, reglugerðar, skipulags og annars sem málið varðar getur umsækjandi kært niðurstöðuna til úrskurðarnefndar umhverfis- og auðlindamála sem starfar samkvæmt lögum nr. 130/2011. [HP5] Annar en umsækjandi, eða þeir sem telja sig eiga lögvarða hagsmuni tengda niðurstöðu umsóknar, geta sömuleiðis kært niðurstöðu umsóknar sem var samþykkt. Starfsmaður embættis byggingarfulltrúa getur leiðbeint umsækjanda um kæruleið og kærufrest. Úrskurður nefndarinnar er fullnaðarúrskurður.

Útgáfa byggingarleyfis

Þegar staðfest hefur verið á afgreiðslufundi byggingarfulltrúa að áform um framkvæmd uppfylli lagalegar kröfur er fundargerð fundarins lögð fyrir næsta fund umhverfis- og skipulagsráðs, sem eru að jafnaði haldnir hvern virkan miðvikudag. Borgarráð staðfestir fundargerðina síðan á sínum næsta fundi, en þeir fundir eru að jafnaði hvern virkan fimmtudag. Því líða að öllu jöfnu að lágmarki tveir dagar frá samþykkt byggingarfulltrúa þar til borgarráð hefur staðfest erindið.

Ef borgarráð hefur staðfest umsókn þarf umsækjandi að greiða þau önnur gjöld sem lögð eru á, umfram þegar greitt lágmarksgjald. Hann þarf einnig að skila til embættis byggingarfulltrúa:

  • undirritaðri yfirlýsingu byggingarstjóra um ábyrgð sína á framkvæmdinni.
  • undirritaðri ábyrgðaryfirlýsingu iðnmeistara sem bera ábyrgð á einstöku verkþáttum.

·        yfirlit hönnunarstjóra um innra eftirlit við framkvæmd hönnunar.

  • yfirlit hönnunarstjóra um ábyrgðarsvið einstakra hönnuða og áritun hans til staðfestingar á því að um tæmandi yfirlit sé að ræða.
  • tilskildum og nauðsynlegum sér- og deiliuppdráttum og fylgiskjölum eftir eðli framkvæmdarinnar Nauðsynlegir séruppdrættir geta til að mynda verið burðarþolsuppdrættir, lagnauppdrættir og séruppdrættir aðalhönnunar sem tilgreina uppbyggingu og útfærslu framkvæmdar. Til hliðsjónar hefur embætti byggingarfulltrúa gefið út gátlista um þau áætluð gögn sem vantar, en sá listi er ekki tæmandi og kemur ekki í staðinn fyrir kröfur sem settar eru fram í byggingarreglugerð.

Það er hlutverk hönnunarstjóra að tryggja að öll gögn berist embætti byggingarfulltrúa og að óska eftir áframhaldandi afgreiðslu málsins þegar gögnin og greiðslan hafa borist. Að þessum forsendum uppfylltum, sem verður að gerast innan tveggja ára þar sem samþykkt byggingaráforma gildir einungis í þann tíma, sem og yfirferð gagnanna og staðfestingu á að þau uppfylli kröfur, fer embætti byggingarfulltrúa yfir gögnin og gefur síðan út formlegt byggingarleyfi og einungis þá getur framkvæmdin hafist.  Hversu langan tíma þetta tekur fer eftir eðli verkefnis. Byggingarleyfi fellur úr gildi hafi byggingarframkvæmd ekki hafist innan 12 mánaða frá útgáfu þess.

Afgreiðslutími

Endanlegur tími fyrir samþykkt og útgáfu byggingarleyfis fer eftir því hvort öllum viðeigandi gögnum var skilað inn og hvort þau uppfylla þær kröfur sem eru gerðar, stærð verkefnis, hvort fara þurfi í grenndarkynningu og hvenær tilskilin gjöld eru greidd.

Meðalafgreiðslutími byggingarleyfis er almennt lengri en minnsti mögulegi tími. Algeng ástæða lengri afgreiðslutíma á samþykkt og útgáfu byggingarleyfis er að gögn sem berast eru ekki fullnægjandi þ.m.t.:

  • samþykki meðeiganda vantar
  • ekki fylgja öll nauðsynleg gögn umsókninni
  • umsögn burðarvirkishönnuða vantar
  • teikningar eru ófullgerðar, ófullnægjandi eða samræmast ekki byggingarreglugerð
  • teikningar eru ekki í samræmi við samþykkt skipulag
  • gjöld eru ekki greidd